Weihnachtsfeier planen: Der Zeitplan von September bis Dezember

Warum frühe Planung so wichtig ist

Die Weihnachtsfeier-Saison in Köln ist kurz und intensiv. Zwischen Ende November und dem 22. Dezember wollen fast alle Firmen, Vereine, Schulen und Freundeskreise feiern. Das sind nur etwa vier Wochen, und darin gibt es nur vier Freitage. Gute Locations, Caterer und DJs sind deshalb oft schon im Oktober ausgebucht.

Wer im November anfängt zu suchen, muss Kompromisse machen: einen Dienstag statt eines Freitags, eine Location am anderen Ende der Stadt oder eine Feier im Januar. Wer früh plant, hat die freie Wahl.

September: Die Grundlagen klären

Im September legen Sie das Fundament.

Verantwortliche bestimmen. Wer organisiert die Feier? Bei Firmen sind das oft zwei oder drei Freiwillige aus dem Team. Ein kleines Orga-Team verteilt die Arbeit und bringt verschiedene Ideen ein.

Budget klären. Wie viel Geld steht zur Verfügung? Bei Firmen hilft ein Gespräch mit der Geschäftsführung. Hinweis für Firmen: Für Betriebsveranstaltungen gibt es steuerliche Regeln, etwa einen Freibetrag pro Mitarbeitendem. Lassen Sie sich dazu von Ihrer Steuerberatung informieren.

Format festlegen. Soll es ein festliches Abendessen werden, eine Party, ein Mix aus beidem oder etwas ganz anderes wie ein Kochkurs oder ein Weihnachtsmarktbesuch mit anschließender Feier?

Termin eingrenzen. Sammeln Sie im Team zwei oder drei mögliche Termine. Ein kurzer Umfrage-Link hilft, den besten Tag zu finden.

Gästezahl schätzen. Kommt nur das Team, oder auch Partner? Gibt es Kunden oder Ehemalige, die eingeladen werden?

Oktober: Location buchen

Im Oktober ist der wichtigste Schritt dran: die Location.

Anforderungen aufschreiben. Wie viele Personen? Sitzend oder stehend? Mit Tanzfläche? Mit Küche? Gut mit Bus und Bahn erreichbar?

Locations anfragen. Fragen Sie mehrere Locations gleichzeitig an und nennen Sie Ihre Wunschtermine mit Alternativen.

Besichtigen. Schauen Sie sich die Favoriten vor Ort an. Achten Sie auf Größe, Technik, Toiletten, Garderobe und Atmosphäre.

Buchen. Sobald Sie sich entschieden haben, buchen Sie verbindlich. Klären Sie Preis, Leistungen, Kaution und Stornobedingungen schriftlich.

Für Gruppen von 20 bis 60 Personen ist unsere Weihnachtsfeier Location in Köln in Ehrenfeld eine gute Wahl. Musik- und Lichtanlage, Tische, Stühle, Theke mit Kühlschrank und Küchenzeile sind inklusive, für 499 € für acht Stunden.

Anfang November: Einladen und Dienstleister buchen

Einladung verschicken. Mit Datum, Uhrzeit, Adresse, Anfahrt und Dresscode, falls gewünscht. Bitten Sie um Zusage bis zu einem festen Datum. Fragen Sie gleich nach Ernährungswünschen und Allergien.

Catering buchen. Holen Sie Angebote ein und buchen Sie früh. In der Weihnachtszeit sind Caterer stark gefragt. Klären Sie, ob Geschirr und Besteck dabei sind.

Musik organisieren. DJ buchen oder eine Person bestimmen, die sich um die Playlist kümmert.

Programm planen. Rede der Geschäftsführung, Wichteln, Quiz, Spiele, Karaoke, Ehrungen? Legen Sie fest, wer was vorbereitet.

Mitte November: Details festlegen

Anmeldungen einsammeln. Erinnern Sie an die Frist und fragen Sie bei fehlenden Antworten nach.

Ablauf festlegen. Schreiben Sie einen Zeitplan für den Abend. Wer kommt wann? Wann gibt es Essen? Wann ist die Rede?

Deko planen. Was ist in der Location vorhanden, was müssen Sie mitbringen? Lichterketten, Tannengrün, Kerzen, Tischdecken.

Wichtel-Regeln verschicken. Wenn gewichtelt wird: Budget, Art des Wichtelns und Abgabe der Geschenke klären.

Ende November: Bestellen und organisieren

Essen final bestellen. Mit der endgültigen Gästezahl und allen Ernährungswünschen.

Getränke bestellen. Am besten beim Getränkemarkt mit Rückgaberecht. Planen Sie Glühwein und Punsch, auch alkoholfrei.

Helfer einteilen. Wer baut auf? Wer steht an der Theke? Wer räumt am Ende auf? Ein Schichtplan sorgt dafür, dass niemand den ganzen Abend arbeitet.

Material zusammenstellen. Glühweinkocher, Verlängerungskabel, Müllbeutel, Servietten, Notfallbox.

Die Woche vor der Feier

• Erinnerung an alle Gäste mit Adresse, Eingang und Anfahrt
• Zeitplan an Helfer, Caterer und DJ schicken
• Playlist fertigstellen und testen
• Wichtelgeschenke einsammeln oder Abgabe organisieren
• Rede vorbereiten und kurz halten
• Wetter prüfen und an Garderobe denken

Am Tag der Weihnachtsfeier

Zeit	Aufgabe
3 Stunden vorher	Schlüsselübergabe, Einweisung in Technik
2,5 Stunden vorher	Tische stellen, Deko aufbauen
2 Stunden vorher	Getränke kühlen, Glühwein ansetzen
1 Stunde vorher	Caterer liefert, Buffet aufbauen
30 Minuten vorher	Musik und Licht testen
Start	Gäste empfangen mit Glühwein
Ende	Aufräumen, Raum übergeben

Nach der Feier

Aufräumen. Reste einpacken, Geschirr spülen, Müll trennen, Raum übergeben.

Leergut zurückbringen. Am nächsten Werktag zum Getränkemarkt.

Danke sagen. Eine kurze Nachricht an das Team und an alle Helfer. Fotos teilen.

Feedback einholen. Was hat gut funktioniert, was kann nächstes Jahr besser werden? Eine kurze anonyme Umfrage mit drei Fragen reicht völlig aus. Notieren Sie das für das Orga-Team im nächsten Jahr.

Budget-Beispiel für 40 Personen

Ein Beispiel hilft bei der Einschätzung. Nehmen wir eine Firmen-Weihnachtsfeier mit 40 Personen an einem Freitagabend in einer privaten Location:

Posten	Hinweis
Location 8 Stunden mit Musik, Licht, Tischen, Stühlen	499 € bei uns
Weihnachtsbuffet vom Caterer	größter Posten, Angebot einholen
Getränke aus dem Getränkemarkt	nach Verbrauch, Rückgabe möglich
Glühwein und Punsch	Zutaten oder fertig gekauft
Deko	Lichterketten, Tannengrün, Kerzen
DJ	optional
Wichtelgeschenke	zahlt meist jeder selbst

Der Vorteil einer Location mit Festpreis: Die Raumkosten sind von Anfang an klar. Sie liegen bei 40 Personen bei rund 12,50 € pro Person. Den Rest des Budgets verteilen Sie auf Essen und Getränke, ganz nach den Wünschen Ihres Teams. Weitere Rechenbeispiele finden Sie im Ratgeber Was kostet eine Eventlocation in Köln?.

Essen für die Weihnachtsfeier

Beim Essen gibt es viele Möglichkeiten. Ein klassisches Weihnachtsbuffet mit Braten, Rotkohl und Klößen ist bei vielen Teams beliebt. Achten Sie aber darauf, auch vegetarische und vegane Gerichte anzubieten. Gerade in jüngeren Teams essen viele kein Fleisch.

Alternativen zum klassischen Buffet:

• Raclette oder Fondue: gesellig, jeder kocht am Tisch, Geräte mitbringen
• Internationales Buffet: jedes Teammitglied bringt ein Gericht aus seiner Heimat mit
• Flammkuchen und Salate: einfach, günstig und beliebt
• Fingerfood: wenn die Feier eher eine Party ist
• Weihnachtsmarkt-Buffet: Reibekuchen, Bratwurst, gebrannte Mandeln, Waffeln

Zum Nachtisch passen Plätzchen, Stollen, Lebkuchen und Mousse au Chocolat. Viele Teams backen die Plätzchen selbst und bringen sie mit.

Weihnachtsfeier für Vereine und Freundeskreise

Die Planung für Vereine und Freundeskreise folgt denselben Schritten, ist aber oft einfacher. Das Budget kommt aus der Vereinskasse oder wird geteilt. Das Essen bringen viele Mitglieder selbst mit. Und das Programm ist lockerer.

Für Vereine bieten sich Ehrungen langjähriger Mitglieder, ein Rückblick auf das Vereinsjahr und eine Tombola an. Für Freundeskreise ist das Wichteln oft der Höhepunkt des Abends. Weil die Gruppen meist zwischen 20 und 50 Personen groß sind, passt eine private Location mit festem Preis besonders gut.

Programmideen für die Weihnachtsfeier

• Schrottwichteln: lustige, ungeliebte Geschenke tauschen
• Weihnachtsquiz: Fragen zu Weihnachten, Köln und dem Arbeitsjahr
• Ugly Sweater Contest: Wer trägt den schrägsten Weihnachtspulli?
• Karaoke: Weihnachtslieder und Partyhits
• Jahresrückblick: Fotos und Videos aus dem Arbeitsjahr
• Fotoecke: mit Mützen und Requisiten
• Kochduell: Teams bereiten Plätzchen oder Desserts zu

Alternativen zur klassischen Weihnachtsfeier

Nicht jedes Team mag die klassische Weihnachtsfeier. Diese Alternativen sind beliebt:

Neujahrsfeier im Januar. Termine sind leichter zu bekommen, die Stimmung ist entspannter, und niemand hat Termindruck vor Weihnachten.

Jahresabschlussfeier. Ohne christliche Symbole, für Teams mit unterschiedlichen Kulturen und Religionen.

Aktivität plus Feier. Erst ein gemeinsamer Workshop oder Tanzkurs, dann Essen und Party. Mehr dazu auf der Seite Teambuilding Location Köln.

Weihnachtsfeier am Nachmittag. Für Teams mit vielen Eltern: Start direkt nach der Mittagspause, Ende am frühen Abend.

Die perfekte Rede: kurz und persönlich

Die Rede der Geschäftsführung oder des Vereinsvorstands ist fester Bestandteil vieler Weihnachtsfeiern. Sie ist auch einer der Momente, an denen die Stimmung kippen kann, wenn sie zu lang wird. Ein paar Regeln helfen:

• Maximal fünf Minuten. Danach hören die meisten nicht mehr zu.
• Danke sagen. Konkret und persönlich, gern mit Beispielen aus dem Jahr.
• Keine Zahlen-Präsentation. Umsatz und Kennzahlen gehören ins Meeting, nicht auf die Feier.
• Ein Ausblick. Ein Satz zum nächsten Jahr, positiv und kurz.
• Zum Feiern auffordern. Die Rede endet mit dem Startschuss für Buffet oder Party.

Die Soundanlage in der Location sorgt dafür, dass die Rede überall im Raum gut zu hören ist. Planen Sie die Rede direkt nach der Ankunft, wenn alle noch aufmerksam sind, oder kurz vor dem Buffet.

Weihnachtsfeier für hybride Teams

Viele Teams arbeiten heute verteilt. Einige Kolleginnen und Kollegen sitzen in anderen Städten oder arbeiten dauerhaft remote. Für sie ist die Weihnachtsfeier oft das einzige persönliche Treffen im Jahr. Planen Sie deshalb früh, damit Anreise und Übernachtung organisiert werden können. Eine Location in Bahnhofsnähe macht die Anreise leichter. Unsere Location in Ehrenfeld liegt etwa fünf Minuten zu Fuß vom S-Bahnhof Köln-Ehrenfeld entfernt, und vom Kölner Hauptbahnhof ist man mit der S-Bahn schnell dort. Kolleginnen und Kollegen, die nicht anreisen können, lassen sich für die Rede per Videoanruf zuschalten. Ein kleines Paket mit Plätzchen und einer Karte, das vorher verschickt wird, zeigt auch ihnen Wertschätzung.

Häufige Fehler bei der Planung

1. Zu spät angefangen. Die besten Termine sind im Oktober weg.
2. Budget nicht geklärt. Ohne klares Budget wird die Planung zum Ratespiel.
3. Ernährungswünsche vergessen. Vegetarische, vegane und halal Optionen gehören dazu.
4. Zu wenig alkoholfreie Getränke. Nicht alle trinken Alkohol, und manche fahren.
5. Zu langes Programm. Reden kurz halten, damit Zeit für Gespräche bleibt.
6. Kein Aufräum-Team. Am Ende will niemand mehr, also vorher festlegen.