Ratgeber Eventplanung Köln: Tipps für Feiern mit 20 bis 60 Gästen

Eine Feier zu planen ist schön, kann aber auch überfordern. Wie viel Essen brauche ich für 50 Leute? Was kostet eigentlich eine Location? Darf mein DJ auflegen? Und wann muss ich für die Weihnachtsfeier buchen? Solche Fragen hören wir jede Woche. Deshalb haben wir unser Wissen in diesem Ratgeber für Eventplanung in Köln gesammelt.

Wir vermieten seit über fünf Jahren unsere Eventlocation an der Venloer Straße 420 in Köln-Ehrenfeld. In dieser Zeit haben wir Geburtstage, Hochzeiten, Taufen, Firmenfeiern, Workshops und Fotoshootings begleitet. Wir haben gesehen, was gut funktioniert, und welche Fehler immer wieder passieren. Dieses Wissen geben wir hier weiter, ehrlich und praktisch.

Alle Ratgeber-Artikel

Was Sie in unserem Ratgeber finden

Kosten und Budget

Die häufigste Frage zuerst: Was kostet eine Feier? Im Artikel Was kostet eine Eventlocation in Köln? erklären wir die vier gängigen Preismodelle, zeigen versteckte Kosten und rechnen Beispiele pro Person durch. Sie erfahren, warum so viele Locations nur „Preis auf Anfrage“ angeben und wie Sie Angebote fair vergleichen.

Planung und Checklisten

Eine gute Feier beginnt mit einer guten Liste. In der Checkliste für eine Eventlocation für 50 Personen finden Sie den Platzbedarf, Mengenangaben für Essen und Getränke, einen Zeitplan von drei Monaten vorher bis zum Aufräumen und die wichtigsten Fragen an den Vermieter.

Hochzeit

Immer mehr Paare heiraten klein. Im Ratgeber Kleine Hochzeit in Köln planen gehen wir Schritt für Schritt durch: Gästeliste, Standesamt, Location, Budget, Ablauf, Essen, Musik, Fotos und Aufgabenverteilung.

Weihnachtsfeier

Die Weihnachtsfeier-Saison in Köln ist kurz, und gute Termine sind schnell weg. Im Artikel Weihnachtsfeier planen: Zeitplan zeigen wir Monat für Monat von September bis Dezember, was zu tun ist.

Hausregeln

Darf ich eigenes Essen mitbringen? Sind Kerzen erlaubt? Bis wann darf gefeiert werden? Im Artikel Catering, DJ und Deko: Was ist erlaubt? erklären wir, was in Kölner Locations üblich ist und wie es bei uns gehandhabt wird.

Location-Wahl

Restaurant oder eigene Location? Im Vergleich Eventlocation oder Restaurant stellen wir ehrlich gegenüber, wann welche Variante die bessere Wahl ist, mit einer einfachen Entscheidungshilfe.

Die fünf wichtigsten Tipps für jede Feier

Aus allen Artikeln haben wir die fünf Tipps herausgefiltert, die bei jeder Feier helfen, egal ob Geburtstag, Hochzeit oder Firmenevent.

1. Früh anfragen. Gute Locations sind an Samstagen, in der Hochzeitssaison und im Dezember schnell vergeben. Wer früh fragt, hat die Wahl. Drei Monate Vorlauf sind für die meisten Feiern ideal, für Weihnachtsfeiern und Hochzeiten eher mehr.

2. Den Raum zur Gästezahl wählen. Ein zu großer Saal wirkt leer und kostet mehr. Ein zu kleiner wird ungemütlich. Für 20 bis 60 Gäste brauchen Sie einen Raum, der für genau diese Größe gemacht ist.

3. Preise vollständig und ehrlich vergleichen, nicht nur die Raummiete. Achten Sie nicht nur auf die Raummiete, sondern auf alles, was dazukommt: Technik, Möbel, Catering-Pflicht, Korkgeld, Reinigung, Kaution. Erst die Summe zeigt, was die Feier kostet.

4. Aufgaben verteilen. Wer alles allein macht, verpasst die eigene Feier. Das gilt für den Geburtstag genauso wie für die Firmenfeier. Bestimmen Sie Helfer für Aufbau, Buffet, Getränke, Musik und Aufräumen.

5. Vorher besichtigen. Fotos zeigen viel, aber nicht alles. Eine Besichtigung dauert meist nur eine Viertelstunde und erspart Ihnen am Tag der Feier viele Überraschungen. Nehmen Sie am besten die Person mit, die beim Aufbau hilft, dann können Sie Tische, Buffet und Tanzfläche direkt gemeinsam planen. Vor Ort sehen Sie Größe, Licht, Sauberkeit, Toiletten und Atmosphäre. Und Sie lernen die Menschen kennen, mit denen Sie zu tun haben.

Feiern nach Jahreszeit in Köln

Jede Jahreszeit hat in Köln ihre eigenen Anlässe und Besonderheiten. Wer das weiß, plant besser.

Januar bis März: Ruhige Monate für Locations. Gute Zeit für Neujahrsfeiern, Geburtstage und Firmen-Kick-offs. In der Karnevalszeit sind viele Kneipen und Säle belegt, private Räume sind eine gute Alternative für eigene Feiern abseits der Straßenumzüge.

April und Mai: Kommunion und Konfirmation an den Sonntagen nach Ostern. Diese Termine sind früh vergeben. Auch die ersten Hochzeiten der Saison finden jetzt statt.

Juni bis August: Hochzeitssaison, Abschlussfeiern nach dem Abitur und am Semesterende, Sommerfeste von Firmen. Samstage sind sehr gefragt. Eine Klimaanlage ist in diesen Monaten Gold wert.

September und Oktober: Hochzeiten im Spätsommer, runde Geburtstage, Teambuildings nach dem Urlaub. Jetzt ist die beste Zeit, die Weihnachtsfeier zu buchen.

November und Dezember: Weihnachtsfeier-Saison. Freitage und Samstage sind lange im Voraus vergeben. Wer flexibel ist, weicht auf Wochentage oder den Januar aus.

Wenn Sie Ihren Anlass und Ihre Jahreszeit kennen, wissen Sie auch, wie früh Sie anfragen sollten. Im Zweifel gilt: lieber zu früh als zu spät.

Häufige Anlässe und wo Sie mehr erfahren

Neben dem Ratgeber haben wir für jeden Anlass eine eigene Seite mit Ablauf, Raumaufteilung und Tipps:

Anlass	Seite
Runder Geburtstag	Location für Geburtstag Köln
Hochzeit im kleinen Kreis	Kleine Hochzeit Köln
Nach dem Standesamt	Feier nach dem Standesamt
Verlobung	Verlobungsfeier Location Köln
Polterabend	Polterabend Location Köln
Silberhochzeit, Firmenjubiläum	Jubiläum feiern Köln
Taufe, Kommunion, Babyparty	Taufe und Kommunion Feier Köln
Abi, Ausbildung, Studium	Abschlussfeier Location Köln
Teamabend, Sommerfest	Firmenfeier Location Köln
Weihnachtsfeier	Weihnachtsfeier Location Köln
Afterwork, Meetup	Networking Event Location Köln
Foto und Video	Fotoshooting Location Köln
Schulung	Seminarraum mieten Köln
Kreativ, Tanz, Business	Workshop Raum Köln
Teamevent	Teambuilding Location Köln

Kleines Glossar der Eventplanung

Bei der Suche nach einer Location begegnen Ihnen viele Begriffe. Hier die wichtigsten, kurz erklärt:

Eventlocation: Ein Raum, der für Veranstaltungen gemietet werden kann. Von der kleinen Partylocation für 30 Gäste bis zur Halle für 3.000 Personen.

Festpreis: Ein fester Betrag für die Raummiete in einem bestimmten Zeitraum, unabhängig von der Gästezahl. Bei uns 499 € für acht Stunden.

Mindestumsatz: Ein Betrag, den eine Gruppe in einem Restaurant oder einer Bar für Essen und Getränke mindestens ausgeben muss.

Pauschale pro Person: Ein fester Preis pro Gast, der meist Raum, Essen und Getränke umfasst. Üblich in Hotels und großen Locations.

Korkgeld: Eine Gebühr pro Flasche, wenn Gäste eigene Getränke in ein Restaurant oder eine Location mitbringen.

Pflicht-Catering: Die Regel, dass Essen nur vom hauseigenen oder einem vorgegebenen Caterer kommen darf.

Kaution: Eine Sicherheitsleistung, die vor der Feier hinterlegt und nach ordnungsgemäßer Übergabe zurückgezahlt wird.

Bankett: Eine Bestuhlung mit Tischen, an denen alle Gäste sitzen und essen.

Stehempfang: Ein Aufbau mit Stehtischen, bei dem Gäste sich frei bewegen. Es passen mehr Personen in den Raum als bei einem Bankett.

U-Form: Tische in Form eines U. Beliebt bei Seminaren und Feiern mit Reden, weil alle sich sehen.

Parlament: Tische in Reihen hintereinander, ähnlich wie in einem Klassenzimmer. Typisch für Schulungen.

Endreinigung: Die Reinigung des Raums nach der Feier, entweder durch den Vermieter gegen Gebühr oder durch die Mieter selbst.

Nachtruhe: In Nordrhein-Westfalen die Zeit von 22 bis 6 Uhr, in der Lärm nach außen vermieden werden soll.

Besichtigung: Ein Termin vor der Buchung, bei dem Sie den Raum ansehen, Fragen klären und die Aufteilung planen.

Übergabe: Der Moment, in dem Sie den Raum vom Vermieter übernehmen und nach der Feier wieder zurückgeben.

Über unsere Location

Unsere Eventlocation liegt an der Venloer Straße 420 in 50825 Köln-Ehrenfeld. Der Eingang befindet sich an der Lessingstraße, direkt an der Ecke. Der Raum bietet Platz für bis zu 40 Gäste an Tischen und 60 Gäste im Stehen. Musik- und Lichtanlage, Tische, Stühle, eine Theke mit Strohdach, Küchenzeile, Kühlschrank, Lounge, Klimaanlage, Garderobe und Toiletten sind vorhanden. Der S-Bahnhof Köln-Ehrenfeld ist etwa fünf Minuten zu Fuß entfernt.

Der Preis ist einfach: 499 € für acht Stunden Saalnutzung. Mehr dazu auf der Seite Preise. Bilder und einen Video-Rundgang finden Sie in der Galerie. Woher unsere Gäste kommen und wie die Anreise klappt, steht auf der Seite Eventlocation Köln für alle Stadtteile.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Wenn Sie eine Frage haben, die in unserem Ratgeber noch nicht beantwortet ist, schreiben Sie uns einfach. Per WhatsApp an 01520 2072717, per E-Mail an ahmadalnafe3@gmail.com oder über das Kontaktformular. Wir antworten gern und ehrlich, auch wenn Sie am Ende nicht bei uns feiern sollten. Gute Fragen nehmen wir außerdem in den Ratgeber auf, damit auch andere Gastgeber in Köln davon profitieren.

Unser Ziel ist, dass Sie nach dem Lesen besser planen können, unabhängig davon, wo Sie am Ende feiern. Wenn Sie nach dem Lesen merken, dass ein Restaurant oder eine größere Halle besser zu Ihrer Feier passt, ist das völlig in Ordnung. Und wenn unser Raum passt, freuen wir uns auf Ihre Anfrage und eine Besichtigung in Ehrenfeld. Wir aktualisieren die Artikel regelmäßig. Preise, Abläufe und Tipps prüfen wir mindestens einmal im Jahr. Das Datum der letzten Aktualisierung steht jeweils am Ende eines Artikels, direkt beim Autor.