Eventlocation für 50 Personen: Die komplette Checkliste für Ihre Feier in Köln

Wie viel Platz brauchen 50 Personen?

Die wichtigste Frage zuerst: Passt Ihre Gästezahl in den Raum? Dabei kommt es darauf an, wie Ihre Gäste den Abend verbringen.

Alle sitzen an Tischen: Für ein Essen an Tischen rechnet man mit etwa 1,2 bis 1,5 Quadratmetern pro Person, dazu Platz für Buffet und Wege. Für 50 Personen an Tischen brauchen Sie einen großen Saal.

Stehempfang: Im Stehen reichen etwa 0,8 bis 1 Quadratmeter pro Person.

Mischform: Die meisten Feiern sind eine Mischung. Ein Teil der Gäste sitzt, ein Teil steht, ein Teil tanzt. Das ist auch die flexibelste Lösung.

In unserer Location in Köln-Ehrenfeld finden bis zu 40 Personen an Tischen Platz und bis zu 60 Personen im Stehen. Für eine Feier mit 50 Gästen empfehlen wir die Mischform: Tische für rund 40 Gäste an einer Seite des Saals, dazu Stehtische, die Lounge mit Sofas und die gepolsterte Fensterbank. So hat jeder einen Platz, und die Mitte bleibt frei zum Tanzen.

Checkliste: Die richtige Location finden

Bevor Sie einen Raum buchen, prüfen Sie diese Punkte:

• Passt die Gästezahl sitzend und stehend?
• Ist der Raum gut mit Bus und Bahn erreichbar?
• Gibt es Parkplätze in der Nähe?
• Ist Technik vorhanden: Musikanlage, Licht, Mikrofon?
• Sind Tische und Stühle im Preis enthalten?
• Gibt es eine Küche oder zumindest Kühlschrank und Spüle?
• Wie viele Toiletten gibt es?
• Gibt es eine Garderobe?
• Ist der Raum klimatisiert oder gut belüftet?
• Darf ich eigenes Essen und eigene Getränke mitbringen?
• Bis wann darf gefeiert werden?
• Wie hoch sind Miete und Kaution?

Besichtigen Sie die Location unbedingt vorher. Fotos auf der Website zeigen viel, aber nicht alles. Vor Ort sehen Sie, wie groß der Raum wirklich ist, wie es riecht, wie sauber die Toiletten sind und wie die Nachbarschaft aussieht.

Checkliste: Zeitplan für die Planung

8 bis 12 Wochen vorher

• Budget festlegen
• Gästeliste erstellen
• Datum wählen und Alternativen überlegen
• Locations recherchieren und anfragen
• Besichtigung vereinbaren

6 bis 8 Wochen vorher

• Location buchen und Kaution klären
• Einladungen verschicken, mit Bitte um Zusage
• Caterer oder Buffet planen
• DJ oder Musik organisieren
• Fotograf buchen, falls gewünscht

2 bis 4 Wochen vorher

• Zusagen einsammeln und Gästezahl festlegen
• Essen final bestellen
• Getränke beim Getränkemarkt bestellen
• Deko besorgen
• Helfer für Aufbau, Theke und Abbau einteilen
• Ablauf des Abends planen

Eine Woche vorher

• Letzte Erinnerung an die Gäste mit Adresse und Anfahrt
• Zeitplan an Helfer, Caterer und DJ schicken
• Playlist fertigstellen
• Notfallbox packen

Am Tag der Feier

• Schlüsselübergabe und Einweisung in Technik
• Aufbau: Tische, Deko, Buffet, Getränke kühlen
• Musik und Licht testen
• Gäste empfangen und feiern
• Am Ende: aufräumen, Raum übergeben

Wie viel Essen für 50 Personen?

Die richtige Menge Essen ist eine der häufigsten Sorgen bei der Planung. Diese Richtwerte helfen:

Art des Essens	Menge pro Person	Für 50 Personen
Warmes Buffet als Hauptmahlzeit	400 bis 500 g	20 bis 25 kg
Fingerfood als Hauptmahlzeit	12 bis 15 Häppchen	600 bis 750 Häppchen
Fingerfood als Snack	5 bis 8 Häppchen	250 bis 400 Häppchen
Salate als Beilage	150 bis 200 g	7,5 bis 10 kg
Kuchen und Torte	1,5 Stück	75 Stück
Brot und Brötchen	1 bis 2 Stück	50 bis 100 Stück

Bei einem Buffet essen Gäste erfahrungsgemäß etwas mehr als bei einem Menü. Planen Sie lieber leicht großzügig. Reste lassen sich in Boxen an die Gäste verteilen.

Denken Sie an verschiedene Ernährungsweisen. Fragen Sie bei der Einladung nach vegetarisch, vegan, halal, glutenfrei oder Allergien. Bei 50 Gästen sind fast immer einige dabei, die besondere Wünsche haben.

Wie viele Getränke für 50 Personen?

Für einen Abend von etwa sechs bis acht Stunden gelten diese Richtwerte:

Getränk	Menge pro Person	Für 50 Personen
Wasser	0,5 l	25 l
Softdrinks und Säfte	0,5 l	25 l
Bier oder Kölsch	1 bis 1,5 l (bei Biertrinkern)	je nach Gruppe
Wein	0,3 bis 0,5 l (bei Weintrinkern)	je nach Gruppe
Sekt zum Empfang	1 Glas	ca. 7 Flaschen
Kaffee	1 bis 2 Tassen	50 bis 100 Tassen

Der beste Tipp: Bestellen Sie Getränke bei einem Getränkemarkt mit Rückgaberecht. Volle Kisten und Flaschen geben Sie nach der Feier zurück. So bleibt nichts übrig, und Sie zahlen nur, was getrunken wurde.

In unserer Location gibt es einen großen Getränkekühlschrank mit Glastür. Für 50 Gäste empfehlen wir zusätzlich eine Kühlbox mit Eis als Reserve, besonders im Sommer.

Checkliste: Was Sie mitbringen sollten

Je nach Location ist unterschiedlich viel vorhanden. Bei uns sind Musik, Licht, Tische, Stühle, Gläser und Kühlschrank inklusive. Diese Dinge bringen Sie selbst mit:

• Essen oder Catering
• Getränke
• Teller und Besteck, falls nicht vom Caterer
• Servietten und Tischdecken
• Deko: Blumen, Kerzen, Ballons, Girlanden
• Kühlbox und Eis
• Müllbeutel
• Spülmittel und Geschirrtücher
• Verlängerungskabel
• Handy mit Playlist oder DJ-Equipment
• Notfallbox: Pflaster, Klebeband, Schere, Feuerzeug, Ladekabel

Checkliste: Am Tag der Feier

Aufbau (2 bis 3 Stunden vorher)
- Tische und Stühle nach Plan stellen
- Tischdecken und Deko verteilen
- Getränke in den Kühlschrank
- Buffet-Fläche vorbereiten
- Musik und Licht testen
- Toiletten mit Papier und Seife prüfen

Während der Feier
- Eine Person kümmert sich um Nachschub am Buffet
- Zwei Personen wechseln sich an der Theke ab
- Eine Person hat den Zeitplan im Blick
- Ab 22 Uhr Fenster und Türen schließen (Nachtruhe)

Nach der Feier
- Reste einpacken
- Geschirr spülen oder einsammeln
- Müll trennen und entsorgen
- Tische und Stühle zurückstellen
- Raum mit dem Vermieter übergeben

Die richtige Sitzordnung für 50 Gäste

Bei 50 Gästen lohnt sich eine durchdachte Sitzordnung. Sie entscheidet, ob sich Gäste mischen oder in Grüppchen bleiben. Ein paar bewährte Regeln:

Gruppen mischen, aber nicht zerreißen. Paare und enge Freunde sitzen zusammen, aber an jedem Tisch sollten Menschen aus verschiedenen Kreisen sitzen. So kommen Familie, Kollegen und Freunde ins Gespräch.

Ältere Gäste in Ruhezonen. Großeltern und ältere Verwandte sitzen besser nicht direkt neben den Lautsprechern. Ein Platz nahe der Fensterbank oder der Lounge ist angenehmer.

Kinder in der Nähe der Eltern. Ein Kindertisch ist praktisch, sollte aber in Sichtweite der Eltern stehen.

Gastgeber in der Mitte. Der Platz des Geburtstagskindes oder des Brautpaars sollte zentral sein, sodass alle Gäste ihn sehen.

Wege freihalten. Zwischen Tischen, Buffet, Theke und Toiletten muss genug Platz bleiben, damit niemand sich durchquetschen muss.

Musik und Programm für 50 Gäste

Mit 50 Gästen entsteht schnell eine gute Stimmung, wenn die Musik passt. Planen Sie den Abend in Phasen. Zum Empfang läuft ruhige Musik, die Gespräche nicht stört. Beim Essen leise Hintergrundmusik. Danach ein Programmteil mit Reden, Spielen oder einer Diashow. Und dann die Party mit lauterer Musik und Lichteffekten.

Ein DJ lohnt sich bei 50 Gästen fast immer, weil er auf die Stimmung reagiert und die Tanzfläche füllt. Wer keinen DJ bucht, bereitet eine lange Playlist vor und bestimmt eine Person, die sich um die Musik kümmert. Eine Liste mit Wunschliedern der Gäste, vorab per Nachricht eingesammelt, sorgt dafür, dass jeder einmal sein Lied hört.

Fragen an den Vermieter

Diese Fragen sollten vor der Buchung geklärt sein:

1. Was genau ist im Preis enthalten?
2. Wie lange darf ich den Raum nutzen, inklusive Auf- und Abbau?
3. Wann bekomme ich den Schlüssel, und wann muss ich ihn zurückgeben?
4. Wie funktionieren Musik- und Lichtanlage?
5. Darf ich dekorieren, und wie darf ich Deko befestigen?
6. Sind Kerzen erlaubt?
7. Wer reinigt nach der Feier?
8. Wie hoch ist die Kaution?
9. Was passiert, wenn ich absagen muss?
10. Wen erreiche ich im Notfall während der Feier?

Die häufigsten Planungsfehler

Aus vielen Feiern kennen wir die Fehler, die bei 50 Gästen immer wieder passieren:

Zu spät gebucht. Gute Räume für 50 Personen sind an Samstagen oft Wochen im Voraus vergeben. Wer erst drei Wochen vorher sucht, muss Kompromisse machen.

Gästezahl unterschätzt. Zusagen kommen spät, und dann bringt jemand noch Partner oder Kinder mit. Planen Sie einen Puffer von fünf Plätzen ein.

Zu wenig Hilfe. Wer alles allein machen will, steht den ganzen Abend am Buffet. Verteilen Sie Aufgaben vorher.

Aufräumen vergessen. Nach acht Stunden Feier ist niemand mehr motiviert. Ein festes Aufräum-Team mit klaren Aufgaben spart Zeit und Nerven.

Keine Anfahrt beschrieben. Gäste, die den Eingang nicht finden, rufen den Gastgeber an, gerade dann, wenn er am Buffet steht oder eine Rede hält. Beschreiben Sie in der Einladung genau, wo der Eingang ist und wie man mit Bus und Bahn hinkommt.

Ein Wort zur Nachtruhe

In Köln gilt wie in ganz Nordrhein-Westfalen von 22 bis 6 Uhr die Nachtruhe. Das bedeutet nicht, dass Ihre Feier um 22 Uhr enden muss. Es bedeutet, dass Lärm nach außen vermieden werden soll. Schließen Sie ab 22 Uhr Fenster und Türen, bitten Sie Raucher, vor der Tür leise zu sein, und verabschieden Sie Gäste beim Gehen ruhig. So bleibt die Nachbarschaft entspannt.

Eventlocation für 50 Personen in Köln-Ehrenfeld

Unsere Location an der Venloer Straße 420 erfüllt alle Punkte dieser Checkliste. Bis 40 Gäste sitzen an Tischen, bis 60 Gäste haben im Stehen Platz. Musik- und Lichtanlage, Tische, Stühle, Theke, Küchenzeile, Kühlschrank, Lounge, Klimaanlage, Garderobe und Toiletten sind vorhanden. Der S-Bahnhof Köln-Ehrenfeld ist etwa fünf Minuten zu Fuß entfernt. Und der Preis ist klar: 499 € für acht Stunden.

Mehr zu den Anlässen finden Sie bei der Location für Geburtstag Köln, beim Festsaal Köln und bei der Firmenfeier Location Köln. Alle Kosten im Detail stehen im Ratgeber Was kostet eine Eventlocation in Köln?.